Managing Quality and Business Risks in Programmes

Kwaliteitszorg in projecten is in de meeste organisaties min of meer georganiseerd of in ieder geval bekend. Ook de hulpmiddelen om de kwaliteit binnen een project te beheersen en inzichtelijk te maken (denk aan risicomanagement, procesinrichting, audits, reviews, etc.) is redelijk bekend.
Overkoepeld aan de kwaliteitrol binnen projecten is er bij de meeste organisaties behoefte aan een kwaliteitsmanagement rol op een programma en portfolio niveau.

De fout die bij de meeste organisaties daarbij wordt gemaakt is om kwaliteitsmanagement in programma’s in te vullen vanuit die kwaliteitszorg in projecten aanpak en gedachte. Echter steeds vaker zullen bedrijven tot de conclusie komen dat binnen programmamanagement ook een specifieke aanpak voor Kwaliteitsmanagement nodig is. In het boek “Kwaliteit op Maat” (van André Boeters en Bert Noorman) wordt in het laatste hoofdstuk kort stilgestaan bij “Kwaliteitszorg over projecten heen”. Hierin wordt beschreven hoe projecten van elkaar kunnen leren, door dezelfde processen en procedures te gebruiken en verbeterpunten door te voeren. Ook dit is voor een programmamanagement aanpak (waarbij een programma meer is dan een Multi-project) onvoldoende.

Een belangrijk verschil bij programma’s ten opzichte van een project is de focus op het realiseren van doelstellingen. Programmamanagement geeft structuur en richting aan het doorvoeren van veranderingen om de doelstellingen te realiseren, die men met de veranderingen wil bereiken. Binnen MSP (Managing Succesful Programmes) wordt een programma omschreven als een geheel van samenhangende projecten en activiteiten in een tijdelijke organisatie om een of meer van tevoren gedefinieerde doelstellingen te realiseren, die van strategisch belang zijn.

Vanuit mijn ervaring binnen een groot programma bij een financiële bankinstelling is een pragmatische aanpak voor Kwaliteitsmanagement in Programma’s ontwikkeld. De business doelstellingen van het betreffende Directoraat moeten veelal gerealiseerd worden door de combinatie van de activiteiten in verschillende (lopende) programma’s en van lijnactiviteiten. Business doelstellingen vanuit een Systeem georiënteerd programma kunnen veelal alleen verwezenlijkt worden als deze wordt gecombineerd met Cultuur georiënteerde programma- en lijnactiviteiten. De kwaliteitsaanpak is gericht op het waarborgen van de kwaliteit in een programma. Uitgangspunt is dat de beperkte beschikbare middelen zo worden ingezet dat datgene wat de projecten of activiteiten binnen het programma opleveren een maximale bijdrage levert aan de verwezenlijking van de bedrijfsdoelstellingen. De aanpak richt zich op de zekerheid dat de te ontwikkelen producten voldoen aan de kwaliteitseisen en dat op effectieve en efficiënte wijze grip op projecten wordt verkregen.

De kwaliteitsaanpak MQiP (Managing Quality in Programmes) is gericht op het waarborgen van de kwaliteit in het programma. Uitgangspunt is dat de beperkte beschikbare middelen zo worden ingezet dat datgene wat de projecten of activiteiten binnen het programma opleveren een maximale bijdrage levert aan de verwezenlijking van die bedrijfsdoelstellingen.

Door de activiteiten te coördineren op programma niveau wordt tevens bereikt dat op een zelfde wijze sturing wordt gegeven aan de projecten. Risico's die op hoger niveau liggen kunnen ook daar bewaakt en beheerst worden. Standaarden, processen en procedures gelden voor alle projecten en geven daardoor herkenbaarheid.

Toegevoegde Waarde (Conclusie)

 Door de programmamanager inzicht te geven in de kwaliteitsaspecten van het programma en de onderliggende projecten, waarbij tijdig wordt gerapporteerd over de kwaliteit van de beoordeelde (tussen)producten, inzicht wordt gegeven in de risico's die het programma kunnen beïnvloeden en het effect van gekozen maatregelen, kan tijdig worden ingegrepen en bijgestuurd indien nodig.
Hierdoor wordt de zekerheid verkregen dat de doelen zoals genoemd in het business plan (Business Case) worden bereikt.

Doordat het projectmanagementscenario en het systeem ontwikkelscenario (met daarbinnen het testscenario) worden gecombineerd met een adequaat kwaliteitsscenario, wordt een driehoek gecreëerd om de  driehoek tijd, kwaliteit en middelen te beheersen en mogelijke risico's preventief en tijdig te signaleren. Het kwaliteit- en test-scenario voegt daarbij geen zaken toe in reeds beschreven scenario's maar combineert de bestaande en maakt het kwaliteitsproces inzichtelijk. Evident is daarbij dat zowel invulling wordt gegeven aan de bewaking en sturing van de proces- en de product-kwaliteit.